Es ist ganz einfach: Rückläufer zu sammeln ist das grundsätzliche Bestreben bei einer Online-Umfrage. Je mehr, desto besser, schließlich ist ein breiter Datenfundus die beste Basis für gesicherte Auswertungen und abgeleitete Maßnahmen. Aber was, wenn Sie Rückläufer löschen müssen?
Im Alltag ergeben sich auch Situationen, in denen die bereits eingegangenen Rückläufer entfernt werden müssen.
Meist sind es Testdatensätze von Befragungen, die kurz vor dem richtigen Start stehen. Oder Sie haben Umfragen im Einsatz, die permanent online sind. Gemäß der DS-GVO müssen Rückläufer, die ein gewisses „Alter“ haben und nicht mehr benötigt werden, aus der Datenbank entfernt werden (Prinzip der Datensparsamkeit, Nutzungszweck).
Rückläufer löschen aus einem bestimmten Zeitraum
Auch dafür haben wir natürlich verschiedene Möglichkeiten parat. Wir beginnen mit dem Löschen von Rückläufern (und Abbrechern!) aus einem bestimmten Zeitraum. Nehmen wir an, Sie haben eine offene Befragung angelegt, diese bereits veröffentlicht und den Fragebogen getestet. Diese Testdatensätze möchten Sie nun los werden und mit einer frischen Datenbasis starten.
Öffnen Sie dazu die Befragung und klicken Sie auf den Link „Rückläufer einsehen / verwalten“.
Damit betreten Sie den Bereich der Rückläufer-Verwaltung; im oberen Bereich können Sie durch die einzelnen Fragebögen klicken, während im unteren Bereich die Suche und das Löschen zu finden sind.
Uns interessiert heute der Lösch-Dialog, der aus den Angaben „Startzeit“ und „Endzeit“ sowie der Passworteingabe besteht.
Bestimmen Sie als Erstes den Zeitraum, in dem die zu löschenden Rückläufer eingegangen sind. In unserem Bespiel möchten wir alle Daten aus dem ersten Halbjahr 2021 löschen.
Da das Löschen der Daten nicht rückgängig gemacht werden kann, ist die Eingabe Ihres Passworts notwendig. Erst dann wird der Aktionsbutton unterhalb des Dialogs aktiv.
Wenn Ihre Angaben stimmen, drücken Sie auf den Button „Alle Rückläufer in diesem Zeitraum löschen“ und warten auf den folgenden Dialog:
Bestätigen Sie hier noch mit „Ja“, um Ihre Anfrage tatsächlich an das askallo-System zu senden. Erst dann prüfen wir Ihr Passwort und starten den Löschprozess. Je nach Menge der zu löschenden Daten kann dies eine ganze Weile dauern, starten Sie den Vorgang auf keinen Fall neu. Das System meldet sich, wenn es fertig ist – oder auch vorher, z.B. wenn Ihr Passwort ungültig war.
Einzelne Rückläufer entfernen
Neben dem allgemeinen Löschen von Rückläufern und Abbrechern können wir auch bestimmte Datensätze aus unserem Pool entfernen. Sinnvoll ist das, um sogenannte „Speeder“ oder erkannte / gemeldete Falschangaben aus der Auswertung auszuschließen.
„Speeder“ sind Rückläufer, deren Ausfülldauer deutlich zu gering ist, um korrekte Antworten gegeben zu haben – sie klicken sich durch die Befragung nur mit dem Ziel, möglichst schnell ihre Entlohnung zu erlangen. Bei Befragungen mit einem Gewinnspiel oder mit einem Entgelt kann das durchaus vorkommen.
In unserem Beispiel haben wir einen solchen Speeder (18 Sekunden statt durchschnittlich 2:36 Minuten) in der Rückläufer-Übersicht identifiziert und können ihn nun direkt löschen:
Wenn noch Unsicherheiten bestehen, können wir vorher noch mit einem Klick auf „Öffnen“ die Antworten in diesem Datensatz anschauen:
Unterhalb der tabellarischen Ansicht finden sich die Aktionen zum Löschen und ggf. vorher zum Herunterladen als PDF-Datei. Damit können wir sogar noch die Antworten sichern, damit sie im Bedarfsfall nicht ganz verloren wären.